Weihnachts- und Betriebsfeier steueroptimal gestalten

In der Hoffnung, dass Corona nicht dazwischenkommt, laufen spätestens jetzt in vielen Unternehmen die Planungen für die nächste Weihnachtsfeier an.

Dabei sollten auch die steuerlichen Regelungen im Blick behalten werden, um Überraschungen vorzubeugen. Danach ist eine Betriebsfeier unter folgenden Voraussetzungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei:

• Die Teilnahme muss allen Arbeitnehmern offenstehen.

• Pro Jahr dürfen mit steuerlicher Wirkung nur zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden.

• Die einzelne Betriebsveranstaltung kostet pro Arbeitnehmer einschließlich Begleitperson höchstens 110 €.

Die Dauer der Betriebsveranstaltung ist unerheblich. Auch zweitägige Betriebsveranstaltungen sind begünstigt, sofern der Höchstbetrag von 110 € eingehalten wird.

Bei dem Grenzwert von 110 € handelt es sich um einen Freibetrag. Entscheidend sind die tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers einschließlich USt. Liegen die Kosten über dem Freibetrag, so ist der übersteigende Teil lohnsteuerpflichtig und damit grundsätzlich auch sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber können aber auch den steuerpflichtigen Anteil mit 25 % pauschal versteuern. Durch die Pauschalversteuerung bleibt die Zuwendung sozialversicherungsfrei.

Bei der Umsatzsteuer gibt es keinen entsprechenden Freibetrag. Bei Kosten bis zu 110 € gilt die Veranstaltung als unternehmerisch veranlasst. In diesem Fall ist der volle Vorsteuerabzug möglich. Übersteigen dagegen die Kosten die Grenze von 110 €, so gelten sie als privat veranlasst mit der Folge, dass der Vorsteuerabzug für die gesamten Kosten verloren geht. Umsatzsteuerlich handelt es sich also um eine Freigrenze.

In einem ungünstigen Urteil vom 29.04.2021 hat sich der BFH mit der konkreten Anwendung der 110 €-Grenze beschäftigt. Dabei ging es um eine Firma, die Ende 2016 einen gemeinsamen Kochkurs als Weihnachtsfeier durchgeführt hat. Jeder Teilnehmer durfte unbegrenzt Speisen und Getränke verzehren. Von den ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmern sagten zwei kurzfristig ab, ohne dass dies zu einer Reduzierung der bereits veranschlagten Kosten durch den Veranstalter führte. Der Arbeitgeber berechnete im Rahmen der Lohnversteuerung die Zuwendung an die einzelnen Arbeitnehmer und berücksichtigte dabei die ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmer. Demgegenüber verlangte das Finanzamt, dass auf die tatsächlich teilnehmenden 25 Arbeitnehmer abzustellen sei, so dass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab.

Der Arbeitgeber hatte in der ersten Instanz des folgenden FG-Verfahren auch Erfolg damit: Es sei nach Auffassung des FG Köln nicht nachvollziehbar, weshalb den Feiernden die vergeblichen Aufwendungen des Arbeitgebers für sog. »No-Shows« zuzurechnen seien. Bei der lohnsteuerlichen Beurteilung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sei auf die Anzahl der tatsächlich angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Nachträgliche Absagen und das Nichterscheinen einzelner Arbeitnehmer gingen dabei nicht zu Lasten der teilnehmenden Arbeitnehmer (FG Köln, Urteil vom 27.06.2018, Az. 3 K 870/17). Das ist so weit sinnvoll und logisch. Denn wenn man mit mehreren Arbeitnehmern plant und dann beispielsweise vereinzelt Arbeitnehmer krank werden, darf dies ja nicht zur Lohnbesteuerung der teilnehmenden Arbeitnehmer führen.

Mit diesem Urteil hatte sich das FG Köln aber ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter gestellt. Daher hat das Finanzamt gegen das Urteil Revision beim Bundesfinanzhof in München eingelegt.

Der BFH folgte leider nicht der nachvollziehbaren Auffassung des FG Köln, sondern der Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter. Nach Auffassung des BFH sind Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers und damit den anteiligen Gesamtkosten der Veranstaltung anzusetzen. Abzustellen ist dabei allein auf die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer bzw. Begleitpersonen und nicht auf die angemeldeten.

Im Ergebnis ist bei der Planung von Betriebsveranstaltung scher zu kalkulieren, ob bei den Arbeitnehmern ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug entsteht oder nicht. Zumindest, wenn die Kosten die 110 €-Grenze schon bei den angemeldeten Teilnehmern fast erreichen.

Diese Auffassung könnte jedoch dem steuerlichen Leistungsfähigkeitsprinzip als Ausfluss des allgemeinen Gleichheitssatzes (Art. 3 GG) widersprechen. Es erscheint nämlich fraglich, ob der einzelne Arbeitnehmer durch die vergeblichen Aufwendungen zugunsten nicht teilnehmender Arbeitnehmer bereichert oder seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit gesteigert wird. Beim Bundesverfassungsgericht ist daher eine Verfassungsbeschwerde zur Frage anhängig, ob es verfassungsgemäß ist, bei der Ermittlung des Umfangs der lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen, die Arbeitnehmern im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gewährt werden, auf die Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen und sog. "No-Show-Kosten" für nicht anwesende Personen auf diese zu verteilen. 

Betroffene Unternehmen sollten die Entwicklung weiterverfolgen. Bei etwaigen Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüfung könnte geprüft werden, ob Einspruch eingelegt und das Ruhen des Verfahrens beantragt wird.