Vorlage und Prüfung einer Verfahrensdokumentation durch das Finanzamt

Eine steuerliche Verfahrensdokumentation ist ein umfassendes Dokument, das die Prozesse, Systeme und Kontrollen eines Unternehmens beschreibt, die sicherstellen, dass steuerlich relevante Daten vollständig, korrekt und unverändert aufgezeichnet, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie dient dazu, den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gerecht zu werden.

Inhalte der steuerlichen Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation sollte vor allem die folgenden Bestandteile enthalten:

1. Allgemeine Beschreibung:

   • Überblick über das Unternehmen (Struktur, Geschäftsmodell).

   • Beschreibung der genutzten IT-Systeme (z. B. Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssysteme).

2. Organisationsstruktur:

   • Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.

   • Einbindung von externen Dienstleistern, wie Steuerberatern oder Rechenzentren.

3. Verfahrensablauf:

   • Beschreibung der Prozesse zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung steuerlich relevanter Daten:

     • Eingangsrechnungen.

     • Ausgangsrechnungen.

     • Kassenführung.

     • Lohnabrechnung.

   • Workflow für die Genehmigung und Freigabe von Buchungen.

4. Kontrollen und Sicherungen:

   • Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenintegrität.

   • Dokumentation von Zugriffskontrollen, Backup-Verfahren und Notfallplänen.

5. Systemdokumentation:

   • Technische Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software.

   • Datenbankstrukturen, Schnittstellen und Programme, die steuerlich relevante Daten verarbeiten.

6. Archivierung:

   • Verfahren zur Aufbewahrung und Sicherung von Unterlagen (digital oder physisch).

   • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Ziele der Verfahrensdokumentation

• Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Die Finanzbehörden sollen die Buchführungs- und Dokumentationsprozesse vollständig nachvollziehen können.

• Prüfungssicherheit: Reduktion von Beanstandungen durch klare und detaillierte Dokumentation.

• Beweislastumkehr vermeiden: Ohne Verfahrensdokumentation könnten Finanzbehörden die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen.

Prüfungsschwerpunkte des Finanzamts

Bei einer Betriebsprüfung achten die Finanzbehörden insbesondere auf:

1. Existenz und Aktualität:

   • Liegt eine Verfahrensdokumentation vor?

   • Ist diese aktuell und umfasst sie die tatsächlich genutzten Prozesse und Systeme?

2. Ordnungsmäßigkeit:

   • Sind die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse GoBD-konform?

   • Wird die Datenintegrität durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet?

3. Plausibilität:

   • Sind die beschriebenen Prozesse logisch und nachvollziehbar?

   • Stimmen die Angaben mit den tatsächlich durchgeführten Abläufen überein?

4. Zugänglichkeit:

   • Ist die Dokumentation für die Prüfer leicht zugänglich und verständlich?

   • Können die benötigten Daten innerhalb angemessener Zeit bereitgestellt werden?

5. Nachvollziehbarkeit:

   • Sind alle Änderungen an Daten (z. B. Buchungen oder Korrekturen) dokumentiert und nachvollziehbar?

   • Werden die Protokolle ordnungsgemäß aufbewahrt?

Konsequenzen bei fehlender oder mangelhafter Verfahrensdokumentation

• Verwerflichkeit der Buchführung: Eine fehlende oder mangelhafte Dokumentation kann zur Verwerfung der Buchführung führen (§ 158 AO).

• Schätzungen: Die Finanzbehörde kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

• Erhöhte Nachzahlung: Fehlerhafte oder nicht nachvollziehbare Prozesse können zu Steuernachforderungen und Sanktionen führen.

Praxis-Tipps zur Verfahrensdokumentation

1. Frühzeitig erstellen: Schon bei der Einführung von IT-Systemen sollte die Dokumentation beginnen.

2. Regelmäßig aktualisieren: Änderungen in Prozessen oder Systemen müssen zeitnah dokumentiert werden.

3. Externe Unterstützung: Ein Steuerberater oder IT-Dienstleister kann bei der Erstellung helfen.

4. Schulung der Mitarbeiter: Alle relevanten Mitarbeiter sollten die Anforderungen kennen und die Prozesse einhalten.

Eine gut vorbereitete Verfahrensdokumentation schützt vor Beanstandungen und sorgt für eine reibungslosere Betriebsprüfung. Sprechen Sie uns gern an, wenn wir Sie dabei unterstützen können.

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