Finales BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Am 15.10.2024 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) das finale Schreiben zur Einführung der E-Rechnung (GZ. III C 2 - S 7287-a/23/10001: 007), welches im Vergleich zum Entwurf vom Juni 2024 einige Präzisierungen und Modifikationen bzw. Ergänzungen enthält. Wir berichteten bereits hier über die Einführung der E-Rechnung: Die eRechnung kommt!

Nachfolgend haben wir Ihnen die wesentlichen Anpassungen des finalen BMF-Schreibens zur “Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025" zusammengefasst.

Zulässige elektronische Rechnungsformate und Übermittlung

Das finale Schreiben spezifiziert die zulässigen Formate für nationale elektronische Rechnungen. Neben dem Standard XRechnung wird auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 als geeignet anerkannt. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, da diese die Anforderungen an ein strukturiertes elektronisches Format aktuell nicht erfüllen. Auf internationaler Ebene wird neben dem Format Factur-X (Frankreich) nun auch das Format Peppol-BIS Billing als zulässig benannt, während der italienische Standard – anders als noch im Entwurf des BMF-Schreibens – aufgrund der fehlenden Konformität zur Normenreihe EN 16931 nun ausgeschlossen wurde. Die im Rahmen dieser Formate übermittelten Informationen bilden das sogenannte strukturierte Format der E-Rechnung.

Außerdem enthält das finale Schreiben nunmehr detaillierte Ausführungen zu den zulässigen Übermittlungswegen. Diese umfassen unter anderem den Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle, den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds sowie die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal. Diese Klarstellung ist insbesondere im Hinblick auf das bisherige Erfordernis, dass die Rechnung in den Verfügungsbereich des Empfängers gelangen muss, von Bedeutung. Durch die gewählte Formulierung ist der Download von Rechnungen genauso zulässig wie die Ablage auf einem gemeinsamen Speicher in Konzernstrukturen.

Anforderungen an eine ordnungsgemäße E-Rechnung

Für die ordnungsgemäße Ausstellung einer E-Rechnung müssen sämtliche umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der Rechnung integriert sein. Insbesondere die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Bereich so formuliert sein, dass sie eine eindeutige und leicht nachvollziehbare Prüfung der Leistung ermöglicht. Ergänzende Informationen können in einem separaten Anhang zur E-Rechnung, beispielsweise in Form einer PDF-Datei, bereitgestellt werden. Ein in der Rechnung enthaltener Link selbst erfüllt jedoch weder die Anforderungen gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG noch § 31 Abs. 1 UStDV.

Hinweise zur Rechnungsberichtigung

Schließlich enthält das Schreiben weitergehende Klarstellungen zur Berichtigung von Rechnungen für Umsätze, die vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt worden sind. Da insoweit keine Verpflichtung zu Verwendung einer E-Rechnungen besteht, kann die Rechnungsberichtigung für solche Umsätze auch ohne Verwendung einer E-Rechnung erfolgen. Gleiches gilt für den Zeitraum, in dem die Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nummer 1 bis 3 UStG in Anspruch genommen werden, da auch insoweit keine Pflicht, sondern lediglich die Möglichkeit zur Verwendung einer E-Rechnung besteht.

End- oder Restrechnung bei zuvor erstellten Voraus- und Anzahlungsrechnungen

Gänzlich neu wurden in dem finalen BMF-Schreiben hingegen Regelungen zur End- oder Restrechnung bei zuvor erstellten Voraus- und Anzahlungsrechnungen aufgenommen.

In einer Endrechnung, mit der ein Unternehmer die gesamte erbrachte Leistung abrechnet, müssen bereits erhaltene Entgelte oder Teilentgelte sowie die darauf entfallenden Steuerbeträge abgezogen werden, sofern für diese Beträge bereits Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt wurden. Alternativ zur Endrechnung kann auch eine Restrechnung ausgestellt werden.

Derzeit können die Anforderungen an eine Endrechnung im strukturierten Teil einer E-Rechnung noch nicht vollständig abgebildet werden. Nach Auffassung des BMF bietet sich in den fraglichen Fällen daher an, stattdessen eine Restrechnung zu stellen. Angesichts der noch bestehenden technischen Einschränkungen wird es jedoch bis zum 31. Dezember 2027 nicht beanstandet, wenn in einer als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang als unstrukturierte Datei beigefügt ist, der über bereits geleistete Teilentgelte informiert. Der gesonderte Versand einer solchen besonderen Zusammenstellung ist bei einer E-Rechnung hingegen nicht möglich.

Empfehlung

Aufgrund der finalen Hinweise zur Einführung einer obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01. Januar 2025 empfehlen wir Ihnen, sich mit dieser Thematik intensiver zu befassen und die Rechnungsstellung Ihrer steuerbegünstigten Einrichtung ggf. in Gänze einmal auf den Prüfstand zu stellen. Sollten Sie hierbei unsere Unterstützung wünschen, so kommen Sie gerne auf uns zu.

Download BMF-Schreiben: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007)

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