Unternehmen müssen elektronische Kassensysteme beim Finanzamt melden

Der Amtsschimmel wiehert, von Entbürokratisierung ist im deutschen Steuerrecht nicht viel zu spüren. Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen, müssen diese ab 2025 beim Finanzamt melden. Die Finanzverwaltung begründet dies mit ihrem umfassenden Kontrollanspruch. Die Finanzämter wollen mit der Meldepflicht einen Überblick über die genutzten Kassensysteme gewinnen. Dabei will sie nicht nur wissen, welche Systeme eingesetzt werden. Sie interessiert sich auch für deren Alter, ihre mögliche Vernetzung und die verwendeten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Denn mit diesen müssen elektronische Kassen seit 2023 ebenfalls ausgerüstet sein.

Zu melden sind auch andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie z. B. Waagen mit Kassenfunktion. Bei allen Systemen, die vor dem 1.7.2025 gekauft, geleast oder gemietet werden, profitieren sie dabei von einer Übergangsfrist. Diese Geräte sind bis zum 31.7.2025 über das „Mein ELSTER“-Portal anzumelden. Elektronische Kassen, die Unternehmen ab Juli 2025 anschaffen, müssen dann innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Sind mehrere Kassen in einem Verbundsystem zusammengeschlossen, ist dennoch jedes einzelne Gerät beim Finanzamt anzugeben. Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte sind in einer einheitlichen Mitteilung zusammengefasst zu melden.

Die Meldepflicht für Registrierkassen betrifft allerdings nicht nur deren Inbetriebnahme. Wer ein elektronisches Kassensystem nicht mehr nutzt, muss dies ebenso bei seinem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats melden. Dies gilt unabhängig davon, ob die alte Kasse durch eine neue ersetzt wird, ob sie nicht mehr funktioniert oder ggf. gestohlen wurde.

Um der Mitteilungspflicht fristgerecht nachkommen zu können, sollten sie sich schon jetzt einen Überblick über die in ihrem Betrieb genutzten Geräte verschaffen.

Neben Angaben zum Steuerpflichtigen erfordert die Meldung an die Finanzbehörde einige Informationen zum eingesetzten Kassensystem. Zu übermitteln sind daher Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Hinzu kommen Angaben zur Art des elektronischen Aufzeichnungssystems einschließlich der Seriennummer sowie zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung. Ebenfalls anzugeben ist die Anzahl der genutzten Systeme sowie deren Anschaffungsdatum.

Bildnachweis:time99lek/Stock-Fotografie-ID:1313802687